Emails: por que passamos o dia todo neles?

Já pensou na quantidade de tempo que passamos nos email? Eu, particularmente, tenho a impressão de que é possível passar o dia todo neles: manhã, tarde e noite, sem conseguir lidar com tudo. Nos meus Cursos de Organização Pessoal e Produtividade, inclusive, todas as vezes que vamos falar sobre gerenciamento e organização de emails há certa alteração dos ânimos das alunas. E não porque brigamos ou discutimos, mas porque a vaga idéia do tempo gasto diariamente respondendo a emails nos faz (re)pensar a forma como os gerenciamos.

Há alguns dias fiz uma experiência com minha caixa de entrada. Como sabia que ficaria das 9h às 15h sem qualquer possibilidade de resposta a emails, apenas fotografei a escalada com que entravam em minha caixa. O fato é que às 8h42 eu havia “limpado a caixa” e, por volta das 15h, já havia quase 50 mensagens não lidas. Excluídos os spams, ainda eram quase 40. Não sei se você recebe mais ou menos emails que eu, mas não importa a quantidade, julgo relevante detectar dois procedimentos que, combinados, nos faz investir tempo excessivo nos emails. E tempo, nós sabemos, é um bem extremamente precioso – um luxo!

Vamos aos nossos procedimentos:

  1. A resposta instantânea a emails é considerada, por diversos segmentos profissionais – e por muita gente, enfim – um índice de produtividade. Mas não é, necessariamente. Estou certa de que, quando entramos em Contato com o suporte ao cliente da Microsoft, devemos esperar uma resposta em poucos minutos. Mas será que precisamos de uma resposta simultânea de nosso agente de viagem, ainda que estejamos em setembro e nossas férias sejam em janeiro? É claro que também me organizo para viagens com a antecedência, mas esperar duas ou três horas não será determinante para minha escolha. Além disso, quando focamos no assunto e investimos tempo para responder, a resposta tende a ser mais completa e eficaz.
  2. A maioria das pessoas trabalha com a caixa de emails aberta e o alarme ligado, tanto no computador pessoal quanto no celular. Este procedimento, tão comum hoje em dia, acaba criando uma espécie de armadilha, que nos faz parar o que estamos fazendo a todo momento para visualizar o email que acaba de chegar. E, de pausa em pausa, vamos deixando de focar na atividade que está sendo executada. E, a cada interrupção, vamos perdendo mais e mais tempo… E trabalhando cada vez mais horas, sem necessariamente ser mais produtiva.

É por isso que, por exemplo, acabamos gastando muito mais tempo para desenvolver um relatório do que se nos fecharmos numa sala e não atendermos telefone. A perda de tempo quando fazemos duas tarefas simultaneamente vai de 20% a 35% sem que nos demos conta. Por isso é tão importante gerenciar os emails, pois faz parte do gerenciamento do nosso tempo.

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